Comment classer les papiers administratifs - Phase 2 : Organiser

Voici la deuxième partie de la série sur le classement des papiers administratifs

Pour ceux qui nous rejoignent vous trouverez la première partie ici !
Allez y …on vous attend ! :-)

Vous avez classé chaque papier par catégorie et par année !
BRAVO !!

Nous allons procéder au tri définitif des papiers contenus dans le trieur.
Le but final est d’avoir l’année en cours dans le trieur et les années précédentes archivées dans les boîtes.
Vous pourrez alors les ranger loiiiiiin de votre vue et ne les sortir qu’une fois par an, en janvier, pour vider les années à jeter et archiver celle qui vient de se finir.

Vous me suivez ?

Donc on va commencer par créer ces fameuses archives :

Archivage

Vous allez créer des chemises identiques aux catégories de votre trieur. Je prends des chemises cartonnées avec les élastiques.
Les sous chemises seront créées au fur et à mesure que l'on va vider le trieur. 

Les boîtes seront à faire en dernier. Quand tous les papiers seront classés.

Pour écrémer encore les papiers, une étape trop sympa : Les délais de conservation des papiers administratifs !

Vous allez pouvoir ressortir le bac à recyclage ! cooool!

Quels délais de conservation
Certains documents sont à conserver à vie comme les fiches de paye, les actes d'état civil ou le livret de famille mais d'autres peuvent être détruits après une durée de conservation qui leur est propre.

Je ne vous ferai pas une liste car vous la trouverez sur le site officiel de l'administration française à cette adresse : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 .

Attention toutefois!
Vous devrez compter X années + 1!

J'explique :
Prenons en exemple les factures téléphones qui ont un délai de conservation d'un an.

Les factures 2016 seront à détruire en 2017 car 2016 + 1 = 2017.
Mais en faisant de cette manière cela impliquerait de sortir chaque mois la facture correspondante pour la détruire.
Janvier 2016 en janvier 2017, février 2016 en février 2017…etc !
Vous comprendrez bien qu'on va pas s'embêter à sortir tous les mois le tas de factures pour jeter une feuille à chaque fois!
Alors on jettera l'année complète, une bonne fois pour toute, en janvier 2018 ... 2017 + 1!! :-)
On se croirait aux Chiffres et des Lettres ! Le compte est bon ! lol

Prenez alors chaque catégorie, reportez-vous à la liste des délais de conservation et c’est parti !
Vérifiez pour chaque document quelle est son année de destruction :

• Si l’année de destruction est déjà passée … HOP : bac recyclage !!
• Si l’année de destruction est à venir : dans la chemise correspondante.
• Si le document date de l'année en cours : dans le trieur.

Pour les deux derniers points, inscrivez l'année de destruction sur le document.
Pour les documents de type Fiches de Paye, relevés bancaires ... avec un document par mois, vous pouvez faire des sous chemises par année.

Sur la sous chemise vous écrirez donc l'année correspondante et son année de destruction (au crayon de papier) ou sa validé permanente (au stylo).
Lorsque vous détruirez les documents expirés, vous pourrez gommer et réutiliser la pochette pour une nouvelle année.

A ce stade, vous ne devez pas avoir plus de 5 ans d'archives ... c'est à dire rien d'antérieur à 2011.

Si vous aviez tout conservé en format papier ça doit représenter un sacré paquet!
Pour les prochaines factures je vous propose de les dématérialiser.
Elles seront stockées sur le site du marchand, en sécurité et s'effaceront toutes seule à la fin de leur validité.
Elle est pas belle la vie!?

Dématérialisation

Parcourez les documents de votre trieur et rendez vous sur les sites correspondants s'ils existent.
Cherchez si l'organisme propose la dématérialisation de vos documents et souscrivez-y.
A partir de là vous serez averti par mail de l'arrivé d'un nouveau document au lieu de le recevoir par courrier postal.

N'oubliez pas de supprimer ce mail après réception ... ne le stockez pas!

Vous pouvez aussi tout rassembler dans un compte Digipost. Je vous en parlerai une prochaine fois.

Une fois vos chemises bien remplies et bien arrangées, rangez les dans les boîtes d'archives à votre convenance.
Puis notez sur la boite le contenu.
Vous pouvez enfin les cacher!! XD

Maintenant, à chaque fois que vous recevez un document, traitez le et stocker le dans le trieur.

Ensuite, tous les ans, en janvier :

• vous viderez votre trieur dans vos boîtes d'archives,
• vous jetterez l'année expirée.

Voilà, vous avez fini!
Félicitation!

Les prochaines fois je vous montrerai mon classeur pour les factures en cours et mon Digipost pour le stockage dématérialisé.

A bientôt
Elo ;-)

Comments

[Cassandre]

Merci pour ces deux super articles ! Ca parait tellement simple qu'on se demande comment on n'y a pas pensé plus tôt ! J'attends que mr soit disponible pour qu'on s'organise ensemble, de sorte qu'on puisse ranger correctement tous les deux au fur et à mesure !

[Audy]

Tout d'abord, bravo et merci pour ce super article et cette méthode de rangement bien détaillée !

A la fin, de votre article, vous évoquez votre "classeur de factures en cours". Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur la façon dont vous l'organisez ?

Merci d'avance.

[MAMTELLE]

SUPER DEPUIS LE TEMPS QUE JE VOULAIS UNE VRAIE METHODE EXPLIQU2E PAS A PAS

J ATTAQUE CA QUAND JE N AURAI PAS LES ENFANTS A LA MAISON

EN ESPERANT ALLER JUSQU AU BOUT

[Cam]

Aller je m'y jette, je ferais ce que je ferais, mais au moins je commence tant que je n'ai pas bébou avec moi! Bon heureusement j'aime ranger...mais j'avoue que ça me fais quand même un peu peur de me lancer dans les papiers...on va bien voir! Merci pour les conseils!

[kitou]

Idem ! depuis 10 ans je me motive d'1 "allez demain je m'y colle..........." et nos 3 vies administratives : Mr, Mme et MR/Mme s'accumulent s'accumulent, s'égarent, se perdent encore et toujours. Vous lire fait un bien fou. On croirait presque que c'est facile. Allez, demain je m'y colle !