Comment classer les papiers administratifs - Phase 1 : Le Tri!

J'ai passé de nombreuses années dans une espèce de bordel indescriptible de papiers, d'enveloppes non ouvertes ou semi-ouvertes, de prospectus etc ...!

Et puis à l'occasion de notre dernier déménagement, il fallait vraiment optimiser le volume à emporter : Je devais trouver une méthode de rangement efficace!

Étant secrétaire médicale de formation, tout le monde s'attend à ce qu'on soit méga organisé toussa toussa ... ouais bah sachez qu'au boulot et à la maison c'est pas du tout la même chose!
Du coup ... la maison, j'avoue ... c'est le BOXON!!!

J'ai alors réfléchi (oui ça m'arrive) et je me suis dis que j'allais traiter mes papiers administratifs comme si j’étais ... au travail!!
Bah oui! Ça parait débile comme ça mais pas tant que ça!! Si si, tu vas voir!

Au départ, je voulais faire un article complet sur ma méthode de classement mais je me suis rendue compte que c'était beaucoup d'informations.
Pour que ce ne soit pas indigeste j'ai choisi de faire plusieurs séries d'articles pour chaque étape de la méthode.
Comme ça vous pourrez suivre en même temps que vous classez vos papiers ... tranquillement!

Commençons donc par le commencement : TRIER!!
Oui je sais, ça c'est hyper chiant ... mais faut le faire!

Avouez que quand vous ramassez le courrier, vous balancez tout sur le bureau - le coin de table - le buffet - l'aquarium ... et comme vous avez la flemme, et bien le lendemain rebelote, le surlendemain pareil etc ainsi de suite jusqu'à avoir une toooooonne de courrier!
Vous voyez? Ça sent le vécu hein! lol

Du coup je dis STOP!!

Alors on attrape le (ou les) tas et on s'installe confortablement avec une poche de bonbons ou de chocolats (ou les deux) et on y va!
Il vous faut deux boites : une pour jeter (au recyclage hein) et une pour garder (ce qui sera à archiver)

Et c'est parti ... prenez tous les papiers un par un et dispatchez dans les deux boites.
Jetez les enveloppes, les prospectus (si vous n'aviez pas encore de Stop Pub), les anciens documents qui n'ont pas besoin d'archivage.
Pour les feuilles dont le verso est resté blanc, mettez les de côté pour les transformer en bloc notes (je vous montrerai plus tard).

Gardez les factures, les impôts, les relevés de banque, les fiches de paye ...
Après cette étape, votre tas aura normalement diminué de moitié, si ce n'est plus!

Il est temps de vous débarrasser du bac destiné au recyclage.
Pour les plus frileux qui pensent qu'on va lire leurs données directement dans le bac à papiers, vous pouvez tout déchirer en quatre et déposer en plusieurs fois.
Mais par pitié : PAS DE CHEMINÉE!!!! Ça pollue hein!!
Et puis il faut revaloriser les déchets ... et qui dit papier recyclé, dit moins d'arbres coupés! :-)

Donc voilà votre bac enfin vide.
Attaquons nous au deuxième!
Pour l'instant on va se contenter de trier par catégorie.

On ira plus en détail plus tard!

Munissez vous d'un trieur.
Un genre de parapheur avec des onglets et des compartiments à soufflets.
Le mien possède neuf touches numérotées.
Choisissez (au crayon pour l'instant) les grandes catégories dont vous avez besoin. Vous pourrez modifier au cas ou avant de les écrire au propre.
Nous, nous avons choisi celles-ci :

1. Logement (toutes les factures, les quittances de loyers, tout ce qui se rapporte au logement)
2. Santé / CAF (les relevés Sécu et mutuelle, les ordonnances, le carnets vétérinaires, les documents de la CAF... )
3. Revenus (les fiches de paye, pôle emploi, retraite et tous les documents relatif à votre entreprise)
4. Impôts (les avis, les notes de frais ... )
5. Voitures/Moto (les factures, les contrats d'assurances, ...)
6. Banques (les relevés, les vieux talons de chéquiers, les contrats, ...)
7. Enfants / Famille (les factures de garderie, école, cantine, les photos de classe, les adhésions sportives, ...)

Voilà ... maintenant vous attrapez votre tas de papiers et vous dispatchez tout dans le trieur.
En vrac!
Pour l'instant on s'en fiche de quand, où, pour qui, pour quoi!
Juste établir des catégories!

Une facture EDF ... hop dans l'onglet Logement.
Une fiche de paye ... onglet Emploi.

Le bulletin de note du petit dernier ... onglet enfants.
Etc etc etc...

Une fois que le tas est vidé et dispatché dans le trieur, vous allez sortir les catégories une par une et armé d'un stylo feutre (un peu épais pour que ce soit bien visible ...style Paper Mate) vous allez noter dans le coin supérieur droit de chaque document le mois et l'année du document!
Une fois que tous les documents sont tagués, classés les par année puis remettez dans le trieur.

Je vous laisse faire ça pour commencer!

Pour l'étape suivante je vous demanderai de vous équiper avec :

- Des boîtes d'archives

- Des chemises et des sous chemises (éventuellement de deux couleurs pour vous et votre moitié)

- Un marqueur

- un crayon de papier

Allez ... au boulot!!!!!
Envoyez moi un petit mot dès que vous avez fini!
Montrez nous aussi votre tas de papiers avant et après le tri! :-)

Elo ;-)

--> PHASE 2 : ORGANISER

Comments

[Borovitchkaia]

Bravo pour le classement mais avant de finaliser ce qui sera gardé, consultez la durée légale de conservation des documents et ce sera encore de la place de gagnée. On garde souvent par excès de zèle mais pas par nécessité ! Site de référence :

www.service-public.fr

[Sam]

Bonjour,

Merci pour les conseils d’une simple logique mais terriblement efficace.



A +

[maddidie]

bonjour

moi j'ai trouvé la meme solution mais en numerique avec le logitiel " Mes documents Paperport "

[Vero Cl]

Ça avance ca avance je suis bien contente de dégager les piles 😊👍🏼

[Vero Cl]

Alors ca je m'y colle dès demain !!! Suivre tes articles va me motiver parce que c'est le Boxon ici aussi dans les papiers ...